Kindly inviting the person to talk and then patiently listening as he expresses his grievance is one way to reply with mildness.
فالسماح بلطف للشخص بأن يتكلم ثم الاصغاء اليه بصبر فيما يعرض شكواه هو طريقة للتجاوب معه بلين .‏