# 企業デジタルアーカイブの動向と 可能性
## Trends and possibilities of Digital archive in Enterprises

株式会社堀内カラー アーカイブサポートセンター

抄録 : 我が国のデジタルアーカイブは 1990 年代半ばに始まった。当初は美術館・博物館や図書館の収蔵品や有形・無形の文化資源が対象であったが、近年では企業が自社の歴史を対象とした、企業デジタルアーカイブも盛んになっている。本稿では、幾つかの企業の事例を紹介し、企業がデジタルアーカイブを構築する意義と今後の可能性について考える。

Abstract: Digital archiving in Japan was born in mid-1990s. In the early stage, it was targeted for collections of museums and libraries as well as tangible and intangible cultural properties. However, in recent years, enterprise digital archives have also become popular, targeting the history of corporations. In this paper, we introduce several corporate use cases and discuss the significance and future possibilities of building a digital archive for enterprises.

キーワード：デジタルアーカイブ、社史、アイデンティティ、ブランディング

Keywords: Digital Archive, Company history, Identity, Branding

## 1. はじめに

我が国のデジタルアーカイブは 1990 年代半ばに始まった。当初は美術館・博物館や図書館の収蔵品等の文化資源が対象であったが、近年では企業が自社の歴史を対象とした、企業デジタルアーカイブも盛んになっている。企業ごとに事情や体制は異なるが、その目的には通念するものがある。本稿では、幾つかの企業デジタルアーカイブの事例紹介を中心として、企業がデジタルアーカイブを構築する意義と今後の可能性について考察する。

## 2. 企業デジタルアーカイブの目的と対象資料 2.1 企業デジタルアーカイブの目的

創業理念、経営理念、自社の歩み等の自社のDNA とも言える企業文化を整理し、ステークホルダーに対してアカウンタビリティを向上させることを通じて、社業を発展させることを目的として各企業がデジタルアーカイブに取り組んでいる。ここからは、5つの企業の事例を紹介する。

## 2.2 企業デジタルアーカイブの実際

## 2.2.1【事例紹介 1】花王株式会社

花王株式会社は、約 60 年前に 70 年史編纂のために作られた社史編纂室を社史刊行後も解散せずそのまま継続し、現在はコーポレート戦略部門企業文化部花王ミュージアム・資料室として、専従社員 7 名、派遣社員 3 名、ミュージアムのアテンド担当 3 名の体制でアーカイブズを運営している。2006 年 10 月に完成したミュージアム ${ }^{[1]}$ は、(1)清浄文化の伝統と歴史の公開、(2)花王グループ社員の求心力センター、(3)自社の今の姿を的確に伝えるコミュニケーションセンター、 を目的に設立され、今年で 15 周年を迎えた。企業ア一カイブとしては比較的早い 2007 年からデジタルアー カイブに着手し、これまで商品ポジフィルム、ポスター、新聞出稿広告、ニュースリリース、社内報、新製品紹介資料等をデジタル化してデータベースに登録し、社内外からの問い合わせに積極的に活用している。 この仕組みの構築によりアカウンタビリティが大幅に向上し、コロナ禍の在宅勤務下でも支障なく、データを即座に提供できる環境が整備されたため、社内での信頼関係作りにも大きく貢献している。資料の受け入れに関しては、新製品発表と同時にニュースリリースを取得し、データベースに登録する流れができており、営業部門の支援にも役立てられている。また社員教育の面では、新入社員の他、海外拠点で採用されたキャリア社員に向け、グループとしての一体感を醸成する

ための社員研修にも有効に活用されている。ミュージアムはここ 1 年以上閉館しているため、見学はできない状況にあるが、これを新たなチャンスと捉え、Live 配信といったリモート通信手段で、国内のみならず今まで来られなかった海外の人への公開等、デジタルアーカイブの新たな活用方法を with コロナの戦略的課題として着目している。

今後、社内に向けては「自社の歴史に興味を持ってもらえる」ように、社外に対しては「花王グループのものづくりへの姿勢を知ってもらえる」よう、“好感度向上を狙う”様々な情報発信方法を検討している。 その一環として、同社の次世代教育支援では 90 年前から「手洗い教室」等の清浄運動を推進し、子供が手洗いについて学ぶ場を与える啓発活動を行ってきたが、コロナ禍の現在、こういった活動にもデジタルアーカイブを積極的に活用する考えだ。

図1花王ミュージアムの展示室

## 2.2.2【事例紹介 2】キッコーマン株式会社

2017 年に創立 100 周年を迎えたキッコーマン株式会社は、1999 年、創立 80 周年事業の一環としてキッコーマン国際食文化研究センター[2] を設立し、アー カイブズとして現在は管理職を含む 8 名のスタッフで運営している。前身は、1987 年に総務部内に設置された社史資料室で、 20 年、 30 年、 50 年史編纂のために収集した資料を管理・保管することが当初の目的であった。センターの設立趣意は、同社の経営理念である「地球社会にとって存在意義のある企業をめざす」 ために「企業の社会活動促進の一環として位置付ける」 というもので、「外部情報の社内管理及び社史編纂業務の継承を行う」ことが業務分掌規程に明記されている。日々生まれる新しい資料を蓄積するだけでなく、社史に関わる古い資料の収集・保管も重要な使命であり、資料収集の流れとしては、春夏／秋冬の年 2 回の新商品ローンチの際、プロダクトマネージャー室からそのシーズンに出る新商品のサンプルが送られた後、 ニュースリリース、商品画像デー夕と共に紐づけして管理する仕組みができている。またグループ各社に対して、社業に関連する資料は処分前に一報を入れるよう依頼し、受け入れた資料の中から永久保存するものを選別している。これまで、商品ポジフイルム、イベント関連記録写真、施設の外観写真、セールスエイド (カタログ・販促物)、ニュースリリース、映像フィルム等の資料をデジタル化したが、センター内での内製と外部専門業者への委託とをうまく使い分けながら進めてきた。デジタル化したデータを順次データベースに登録することで、問い合わせに対してスムーズに画像デー夕等を提供できる環境が整備され、100 年史編纂に着手した 2013 年頃からは、アーカイブズとしての認知度が高まり、社内外からの問い合わせがさらに増加した。今後は、デジタル化したデータの積極的な利活用を課題として、著作権問題等クリアすべきハー ドルを見据えつつ、社業貢献に向け、デジタルアーカイブされた資産のより効果的な利活用の方法を模索している。現在コロナ禍でセンターが閉館し、外部から見学できない状況が続いているが、リアルとバーチャルを組み合わせたオープンな見せ方ができないか検討を始めている。また業界他社のアーカイブズとも連携し、歴史的背景や当時の生活様相を踏まえた商品分析・比較展示を行う等、新たな企業アーカイブの可能性にも着目している。

図2 国際食分研究センターの展示コーナー

## 2.2.3【事例紹介 3】キリンホールディングス株式会社 2007 年に創立 100 周年を迎えたキリンホールディ ングス株式会社では、1994 年に 90 年史のため作られ た社史編纂室が基になり、2010 年に「社史編纂のみ ならず恒久的にアーカイブズを残して行くこと」を目的としたキリングループアーカイブ室が単位組織とし て設置された。同室は、室長を含めた社員 4 名と時給社員 2 名の 6 名体制で構成される。そのミッションは 「キリングループの経営活動を継続的に正しく記録・保存し、将来へ引き継ぐとともに、それらを活用した 情報発信活動の支援を通して、キリンブランド価値向
上に貢献する」ことで、「アーカイブ資産の活用促進と提言を進め、歴史がブランド価値に結びつく姿をつくりだす」ことを役割として、「『企業イメージを醸成・曇りなく伝達していく』ために、歴史を紐解き、 お客様の人生とキリンをつなげる役割を持つ」ことを目標に掲げている。業務内容は、(1)「収集・保管」、 (2) 「問合せ対応」(3)「活用/発信」の3つに大別され、特に(3)ではこれまで、社外向けにッイッター投稿や Web サイト「キリン歴史ミュージアム[3]」の公開、地域連携等に力を入れてきた。現在はインターナルブランディングに注力し、新入社員のみならず、キャリア採用社員や多くのグループ会社の社員に対し、グルー プの一員としてのアイデンティテイ確立のための社員研修にもデジタルアーカイブを活用している。また、 2001 年から社内のイントラで「キリングループアー カイブズデータベース」を公開し、ニュースリリース、 ポスター、ラベル、CM 動画、需要の高い商品写真等をデジタル化、登録している。デジタルデータはアナログ資料と比較して利活用には有効である反面、安易に消されやすく、働きかけないと流れてこない特性があるため、データを保管しているマーケテイング部やお客様相談室等から積極的なデータ収集を行っている。コロナ禍の業務において、原資料に当たらずとも即座にデータを提供できるデジタルアーカイブの有用性はグループ内でより実感されており、こうした日々の業務の積み重ねは社内外からのアーカイブ室への信頼向上につながっている。昨今の大河ドラマの影響もあり、キリングループアーカイブズへの関心は益々高まっており、グループでは今後も引き続きデジタルアーカイブを活用した情報発信に積極的に取り組んでいく考えた。

図3 キリングループアーカイブズの画面

## 2.2.4【事例紹介 4】株式会社ファンケル

創業 40 周年を迎えた株式会社ファンケルのアーカイブズはSDGs推進室に所属する資料室が担っている。設立のきっかけは 2005 年、「 25 年史」を編纂する際、「15 年史」に用いた資料を従業員から再度借りようとしたところ、既に捨てられてしまったことにある。簡単に歴史が消えてしまう」焦りから、「資料室」は、 ファンケルグループおよび創業者の資料を収集・保管・管理し、資料を通じて従業員への理念啓発を目的に、2006 年に開室された。創業理念「正義感を持って世の中の「不」を解消しょう」、企業理念「もっと何かできるはず」に立脚した事業展開を行うグループの足跡を記録・保存し公開することで、従業員が進むための道標となることを目指している。担当は、専任 6名、兼務 3 名の体制で運営している。デジタル化をした資料は、(1)日々各組織から送られてくる「商品」 や「パンフレット」類、(2)「創業時の手書きの売上表」等希少性が高い資料、(3)「朝礼集」等参照頻度が高い資料等である。資料は全て、2019年から稼働している「資料・記録検索システム」に登録している。本システムにより、即座に画像を取り出せるため各組織からの問い合わせに迅速に対応できるようになり、グループの事業活動に役立てられている。また社内の教育部門とも連携し、新入社員、中途入社社員、店長への社員研修を行っているが、コロナ禍でリモート研修が中心のため、デジタルアーカイブされたデータを活用している。また、各組織から資料を受け入れる仕組みについては、お客様に提供する「商品」や「情報誌」等の資料は提供ルートが構築されている。一方、社内資料の収集は課題となっているため、今後各部門に対して保存年限を過ぎた資料は廃棄する前にひと声かけるように働きかける予定だ。現在創業者が第一線を退き、朝礼や社内報を通じて生の声を聞くことができなくなった。徐々に、創業者を知らない従業員が増えていく中、創業理念としての DNAを残し、グループのアイデンティティを醸成するための「資料室」の役割は日に日に重要になってきている。 2020 年には約 1300 冊に及ぶ創業者等の写真アルバムの整理・デジタル化事業にも着手した。今後は、資料の収集方針・評価基準を設けて残すべき資料を確実に保管できるようにしていく。また、各組織が保有する資料の実態調查を行い、資料の受け入れルートの体制を強化していく。ファンケルグループは、 40 年の短い歴史ながらも、企業文化を大切にする企業風土が確立されている。資料室では、「より多くの従業員にアーカイブズの価値を知ってもらい、将来、資料をより積極的に活用する
方法を、会社全体で考えていければ面白い」と、より効果的な活用の余地があると考えている。

図4 資料記録検索システム画面

## 2.2.5【事例紹介 5】株式会社サンケイビル

2021 年 6 月に創立 70 周年を迎える株式会社サンケイビルでは広報室がアーカイブズを担当し、管理職を含む 3 名で運営している。業務分掌規程では、(1)企業広報活動、(2)企業広告活動、(3)CSR活動となっており、会社案内、社史、Web サイト、パンフレットの制作や外部への情報開示等の業務で、資料をシームレスに収集できる環境にあることから、広報室がアーカイブズ担当の部署となった。資料の収集に関して、(1)元々所有していた土地に建物を建てた写真は永久保存、(2)開発後、売却した建物の写真は旧物件として継続保管、 (3) REIT ${ }^{[4]}$ 等不動産の証券化により結果売却してしまった物件の写真も継続保管、といったようにルール化されている。不動産業では物件の竣工写真等のビジュアルが非常に重要な資料になる。これらの写真は、従来はポジフィルムや紙焼き写真で記録されていたが、2002 年頃には完全にフルデジタルの画像データで記録されるようになり、現在ではすべてボーンデジタルデータとなっているが、2002 年より前に作成された過去のアナログ写真の経年劣化、利活用、次世代への継承等が数年前から課題になっていた。このため、 2020 年度にすべての過去の写真資料のデジタル化を完了し、2021 年度前半をゴールにしてデータベースの構築にも着手している。 4 年前の構想段階から、社内の各部署と検討を重ねた結果、70 周年にあたり「社史をきちんとまとめよう」とのコンセンサスを得て、 このタイミングで資料のデジタルアーカイブを行うこととなった。

今回のデジタルアーカイブ化により、(1)キーワード検索により誰でも簡単に必要な画像を取り出せる、(2)自社の歴史を整理することで社員のアイデンティティ醸成、(3)デジタル化後の資料は外部倉庫に預けることにより社内保管スペースの圧縮、等の効果が期待される。アーカイブズを社員教育に活用することにより、過去からの DNA を共通認識として理解してひとつのマインドを共有することが可能となる。さらに社外に積極的・戦略的に情報発信する際にデータベースを活用することで、新たなファンを発掘するための PR 活動への活用も目指している。

図5 ビジネスアーカイブの効果

## 3. 企業デジタルアーカイブの対象資料

主にデジタル化される資料は、(1)フィルムや紙焼き写真等の写真資料、(2)社内報、ポスター、新聞出稿広告、ニュースリリース等の紙資料、(3)映像や音声などの視聴覚資料の3つに大別される。今回の事例を見ると、特に利用頻度が高く且つ経年劣化により画像消失の危険性がある写真資料は、優先的にデジタル化されており、各社に共通している傾向といえる。また、デジタル化したデータを即座にデータベースへ登録するという流れも共通しており、データをキーワード検索で簡単に取り出せるシステムの構築は、デー夕の利活用に必須であるということが改めて浮き彫りになった。

## 4. 企業デジタルアーカイブの問題点

各企業のデジタルアーカイブが抱える問題は様々であるが、ここでは“ヒト”の問題を考える。企業アー カイブズでは、元々全く異なる部署から人事異動によりアーカイブズへの配置換えとなるケースが多く、保存・目録作成・デジタル化等の、アーキビストとして必要とされる専門的知識を有していないことから、人材の育成が課題となる。この点は、企業史料協議会 ${ }^{[5]}$ に参加して他の企業と情報交換を行ったり、毎年 11 月に開催されるビジネスアーキビスト研修講座 ${ }^{[6]}$ に参加したりする等して、基礎的な知識を習得するケー スが多いようだ。また、非常に短いタームでスタッフが変更される上に、充分な引き継ぎ期間を設けられない点も問題であるが、この点については、データベー スシステムを構築し、デジタル化したデータは即座にシステムに登録するという流れをルール化することに

より、同じ資料を何度もデジタル化してしまうといったムダを排除している。

## 5. 企業デジタルアーカイブの意義

専門のアーカイブズ部署のみならずミュージアムも併設していたり、他の部署がアーカイブズを兼務していたり、各企業によって組織の在り方や要員体制は様々である。しかしながら、自社のブランデイングのために企業デジタルアーカイブが有効であるという点は、各社に共通した認識であった。また、コロナ禍において、ヒトとヒトとの接触機会が減っているが、その様な場合にもデジタルアーカイブが構築されていれば支障なく問い合わせ対応ができたり、Webを通じての情報発信が容易になったりする有効性についても、共通理解されていた。

## 6. おわりに

本稿では、筆者が所属する株式会社堀内カラーのデジタルアーカイブ支援事業に携わる中で知りえた、各社のデジタルアーカイブの取組について、その知見をまとめさせていただいた。貴重な時間を割いて取材にご協力いただいた各社のアーキビストの皆様に御礼申
し上げる。

自社がどの様な理念で創業し、どこから来て、どこに向かおうとしているのかといった企業文化を経営資源として捉元、これらの資源をデジタルアーカイブ化し、戦略的、積極的に情報を発信することにより、他社と差別化すると言う考えは共通した認識となっている。企業デジタルアーカイブは、歴史史料館（社員教育)、ショールーム (PR)、CSR 活動（ファン拡大）、 ブランディング (収益拡大) 等への効果が期待できる。今後、企業価值向上に向けた、企業デジタルアーカイブへの取り組みは、ますます盛んになっていくだろう。

## 註・参考文献

[1] 花王ミュージアム。花王すみだ事業場内にある、花王の歴史と清浄文化をテーマとした展示施設

[2]「発酵調味料・しょうゆ」を基本とした研究活動、文化・社会活動、情報の収集・公開活動などを目的とした施設

[3] キリン歴史ミュージアム https://www.kirin.co.jp/entertainment/ museum/ (参照 2021-04-14).

[4] real estate investment trust、不動産投資信託

[5] 企業史料協議会（Business Archives Association） https://www.baa.gr.jp/ (参照 2021-04-14).

[6] 企業史料協議会が主催する我国唯一のビジネスアーキビス卜対象講座 https://www.baa.gr.jp/ (参照 2021-04-14).