# [A5] 東京大学人名データベースの構築と活用
## 人名による所蔵資料検索システム公開に向けて

○逢坂裕紀子 1)

1）東京大学文書館， $\overline{\mathrm{T}} 113-8654$ 東京都文京区本郷 7-3-1

E-mail: osaka.yukiko@mail.u-tokyo.ac.jp

## Construction of personal names search system using the University of Tokyo Archives collection database and management

OSAKA Yukiko ${ }^{1)}$

1) University of Tokyo Archives, 7-3-1 Hongo, Bunkyo-ku, Tokyo 113-8654 Japan

## 【発表概要】

本報告では、東京大学文書館が所蔵する人事記録をもとにした人名データベースの構築とその活用について報告する。所蔵資料『職員進退』目次情報及び文書館作成「教員データベース」 は、明治初期の大学発足時からの所属教職員に関するデータベースとして、これまでレファレンスなど館内において活用されてきた。学内外からの利用ニーズも高いコンテンツであるため、公開に向けて個別に管理運用されてきたファイルの統合及びデータの整理、ウェブデータベースの構築をおこなった。ウェブデータベース化にあたっては、オープンソースの CMS である Omeka S を利用し、キーワードによる全文検索機能を持たせ、国立国会図書館典拠データ検索・提供サービス（Web NDL Authorities）による典拠データーのリンク表示の機能をもたせることで、人名データベースの精度を高めた。人名データベースにより、コンテンツの自由度を増加させ、所蔵資料の利活用性を高めることができる。

## 1. はじめに

東京大学文書館（以下、当館）では、明治初期の東京大学発足時から平成初期までの個別人事案件の原議書綴を中心とした職員進退録、及びその他人事異動関係を綴った所蔵資料『職員進退』を所蔵している[1]。同資料は、東京大学に在籍した教職員の任免やその他の進退を記した一次資料として、学術的な価値及び利用頻度の高い資料群である。当館では、このうち明治初期から戦前期分までの 200 簿冊、目次情報約 47,000 件について、2020 年度より記載されている人名と件名等のテキストデータ化を進め、完了している。

また、東京大学文書館作成「教員データベー ス」は、『東京大学百年史』[2] 編纂時に人事課所蔵の人事情報をもとに作成したデータを基礎とし、当時の大学史史料室とその後継組織である当館において、継続してデータの収集・追加・名寄せ等の修正をおこなってきた情報群である。「教員データベース」には、約 17,000 名分の情報が含まれ、人名によって情報の疎密さは異なるものの、以下の項目で整理している。姓名／姓名読み／生年月日／没年月日／学位 $/$ 称号 / 最終学歴 $/$ 所属歴 / 役職歴

これら『職員進退』の掲載人名情報及び「教員データベース」データは、これまで Google スプレッドシートと Excel ファイルを用いて管理・運用し、レファレンスなどの館内業務においてデータ活用されてきたが、検索性や一覧性の点で課題があった。また、これらのコンテンツは日本近代高等教育史に関する情報として学内外の利用ニーズも高いものであり、いずれ公開することを前提にデータ蓄積がなされてきたものである。

筆者は当館においてデータベースの構築や運用に携わる立場であり、本報告ではこれら東京大学の人事記録情報をもとにした人名デー タベースの構築とその活用について報告する。

図 1.『職員進退』

## 2. 既存データベースの特徵と課題

## 2.1 『職員進退』目次情報

『職員進退』のコンテンツは人事情報であるが、対象とした明治期から戦前期までの期間の資料は、利用制限期間を満了したものが多い。明治初期の東京大学発足以降の嘱託を含む教職員に関する一次資料として、今後さらなる利活用が期待される。

『職員進退』目次情報の採録作業は、2020 年以降のコロナ禍で始まったリモートワーク対応において推進された事業であったため、従来当館で運用してきた学内ネットワーク上での MS Excel ファイル形式でのデータ保存とは異なり、Google のオンラインストレージ上での Google スプレッドシート形式でのファイル管理運用体制を敷いていた。資料特性上、典拠の問題はないが、目次情報のため項目が丁数/人名/件名等に留まり、資料探索のインデックスとしては非常に有用であるものの、情報量は多くない。

## 2.2 「教員データベース」

こちらもコンテンツは人事情報であるが、東京大学百年史資料編に掲載されている情報が多いこと、追加部分は学内広報や各部局の公刊情報等、公開情報から作成していることから、公開の制限はない。なお、ファイル形式は MS Excel ファイルを用いている。

データベースとしての問題点は、百年史編纂室作成情報には典拠が明示されていないこと、文書館で典拠データ確認済のものは、ほぼ自館での追加部分に限られることが挙げられる。
1960 年代に開始された百年史編纂事業を基礎として、数十年にわたり多くのデータ作成者が関わってデータの引継・追加・修正されてきたが、その履歴がないことも問題点としてあげられる。

## 2. 3 データベース統合

既存のデータベースをつかって特定の人物について調べる場合には、これまで Google ドライブ上と学内ネットワークに置かれているそれぞれのファイルを開いてファイル内検索機能を用いる必要があり検索性や一覧性に欠けていた。

以上の経緯から、当館としては文書館データベースとして一般利用に供するには完成度が低いと判断し、これまではレファレンスベースでの情報提供にとどめてきた。しかし、内外からの利用ニーズの高い情報群であり、公開に向けてデータベースの情報を整理・統合し、ウェブデータベース化をおこなうこととした。

## 3. 人名データベースの構築 \\ 3. 1 データ整理

先述のように既存データベースは、Google スプレッドシートと MS Excel ファイルを用いて独立して管理・運用されてきた。

2020 年度以降、『職員進退』の目次情報テキスト化が進み、データが蓄積されるにつれ、これまで原本本体を参照しなければ確認できなかった掲載人名が Google ドライブ上でキーワ一ド検索できるようになり、館内業務における調査やレファレンス対応での利便性が格段に向上した。しかし、資料アイテム単位でのファイル構成となっていたために、詳細情報を確認するには Google ドライブ上での検索結果から個別にファイルを開いて確認する必要があり、一覧性や操作性に欠けていた。また、学内ネットワーク上に置かれていた「教員データベース」 は、パフォーマンス速度の観点からあいうえお順の分割ファイルでの運用となっていたため、 こちらも検索利便性に課題があった。

ウェブデータベースの構築にあたっては、まず『職員進退』及び文書館作成「教員データベ一ス」のデータ整理をおこなった。『職員進退』

は Google スプレッドシートで管理されていたため、一度 MS Excel ファイルに変換し、名寄せなどをおこなった。その後、「教職員データベース」とあわせてデータ整理うえで、一人名を一レコードとして FileMaker Pro に取り込んだ。FileMaker Pro は複数条件を指定してデ一夕抽出や置換、ローコードでの画面設計などができるデータベース管理システムである。先行事例として東京文化財研究所におけるウェブデータベース化の取り組みを参考とし、操作性の高さからデータ整理用のソフトウェアとして採用した[3][4]。

## 3. 2 ウェブデータベース化

ウェブデータベース化にあたっては、オープンソースの CMS である Omeka S を利用することとした。当館では、先だって 2018 年より目録情報公開システム「東京大学文書館デジタル・アーカイブ」[5]を Omeka S を使って構築・公開しており[6]、ハード及びソフト両面での開発環境構築の容易さや既存システムとの連携の観点から採用するに至った [7]。

『職員進退』目次作成、及び「教員データべ一ス」データ作成のいずれも長期にわたるため漢字表記や記述スタイルにおいて時代による相違があり、また人名ごとの情報の疎密さも大きく、データベースとして統合した場合の不均衡が懸念された。しかし、それら記述スタイルの相違も資料的価値を持つものと捉え、修正などはおこなわないこととした。ただし、検索性を考慮して、人名表記については現在一般的に用いられている表記に一部改めた。

ウェブデータベース化により、キーワード検索と検索結果一覧表示が可能となり、課題であった利便性が大幅に向上した。なお、Omeka S の日本語による全文検索機能の不備を補足するため、一部テーマの修正を行なった[8]。

## 3. 3 国立国会図書館典拠データの活用

さらに国立国会図書館典拠データ検索・提供サービス (Web NDL Authorities)を利用して、人名をキーとして典拠データに当該個人名が含まれる場合にはリンクを表示させ、情報の精度を高める工夫をした。とりわけ明治期から戦前期に在籍していた教員の多くは典拠データに記載されていることも多く、典拠データを参照することで、人物の同定や「人名データベー ス」に欠けている情報の補足が可能となった。

## 4. おわりに

東京大学文書館が所蔵する人事記録『職員進退』及び文書館作成「教員データベース」をもとにした人名ウェブデータベース構築によって、コンテンツの利活用性を高めることができた。さらに、当館で所蔵資料目録公開のために運用しているデジタル・アーカイブシステムである CMS、Omeka S が人名データベースの構築・運用においても有効であることも確認できた。

最後に今後の課題について触れ、本報告を終える。現時点で「人名データベース」は公開に至っていない。公開に向けて、いくつか解決すべき問題が残されている。

ひとつは、人名表記の精度の問題である。人名漢字の使い分けによる表記摇れによって、統合が不十分なデータが少なくない。当館では表記の整理を進めているが、典拠データベースの活用も含め今後精度を上げていきたい。ふたつ目の課題は、「教員データベース」の典拠の確認である。百年史編纂事業において蓄積された典拠が明示されていないデータの照合や公開情報からの除外が求められる。三つ目の課題は、既存の当館デジタル・アーカイブとの連携についてである。当館デジタル・アーカイブシステムは、アーカイブズ学に基づいた資料階層関係を表示するために独自にモジュール機能を組んだインタフェースを採用している。編成記述による体系だった所蔵資料目録データベースから構築された既存のデジタル・アーカイブシステムに「人名データベース」をどのように位置付け、一般利用に供するかはアーカイブズ学を踏まえての検討が必要である。さらに資料目録データベースと人名データベースの両者を横断検索できる機能の実装についても今後検討していきたい。

## 参考文献

[1] 東京大学文書館所蔵『職員進退』.

https://uta.u-

tokyo.ac.jp/uta/s/da/docarchive/915de23d29c

a9e6029e79c536e7d1b26 (参照 2022-09-15).

[2] 東京大学百年史編集委員会編. 東京大学百年史（全 10 巻）. 1977-1987.

[3] 小山田智寛. 研究ノート WordPress を利用した動的ウェブサイトの構築と効果一「物故者記事」「美術界年史 (彙報)」を事例として一. 2018. 美術研究. 424 , p.21-28.

[4] 小山田智寛. 研究ノート文化財データベ一スの作成とその意義について. 2018. 美術研究. 429, p.65-74.

[5] 東京大学文書館デジタル・アーカイブ https://uta.u-tokyo.ac.jp/uta/s/da/
(参照 2022-09-15).

[6] 宮本隆史. Omeka S を活用した東京大学文書館デジタル・アーカイブの公開. カレントアウェアネス-E. No.361.

https://current.ndl.go.jp/e2094 (参照 2022$09-15)$.

[7] 元ナミ, 逢坂裕紀子. 東京大学文書館におけるデジタルアーカイブの構築と運営. 2022. アーキビスト：全史料協関東部会会報. 97, p.46.

[8] デジタルアーカイブシステムの技術ブログ. Omeka S の日本語による全文検索の注意点と Mroonga search モジュール.

https://nakamura196.hatenablog.com/entry/ 2022/03/07/083004 (参照 2022-09-15).

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