Wakati ratiba ya kazi ya mfanyakazi inatofautiana na ratiba ya shirika nzima iliyoanzishwa na usimamizi au inawakilisha mpango wa kazi rahisi, ratiba ya kazi ya mfanyakazi inapaswa kuidhinishwa na msimamizi au afisa anayejua zaidi ya ratiba ya mfanyakazi kabla ya kipindi ambacho mpango unaanza.
Ratiba ya kazi ya mfanyakazi inaweza kutofautiana na ratiba ya shirika lote.