A na A rekodi ambayo ina data zote zinazohitajika inaweza kuwa (1) hati ya nakala iliyojazwa kwa mkono, (2) faili ya kiotomatiki iliyohifadhiwa kwa elektroniki, au (3) mchanganyiko wa rekodi za kiotomatiki na za mwongozo.
Vipengele vya data vinaweza kukusanywa katika aina kadhaa za muundo.