Kwa kawaida, hati za malipo, hati za dhamana, ripoti za kupokea, na ankara zinazothibitisha malipo zilikuwa zimehifadhiwa kwa njia ya kati katika eneo la afisa wa kuthibitisha au kutoa malipo kwa urahisi kwa ajili ya ukaguzi wa usimamizi au ukaguzi wa nje wa mchakato wa malipo.
Katika kesi ya ukaguzi wa usimamizi au ukaguzi wa nje hutokea, kila kitu ni kawaida filed centrally.