जास्तित-जास्त माहिती गोळा करून, अभ्यागत व्यवस्थापन प्रणाली , विशिष्ट अभ्यागताची ही प्रणाली वापरण्याबाबतची नोंद ठेउ शकते.तसेच अभ्यागताच्या ठावठिकाण्याबद्दल कागदपत्रे देउ शकते. 

ही प्रणाली ईमारत सुरक्षेची व प्रवेश नियंत्रणासपुरक म्हणुन वारंवार वापरण्यात येते कारणकी,अभ्यागत व्यवस्थापन प्रणाली ही ईमारत वापरण्याबद्दलची माहिती देउ शकते..ईलेक्ट्रॉनिक अभ्यागत व्यवस्थापन प्रणाली हे जसजशी व्यापक व ताकतवार होत गेली,ह्या प्रणाल्या, ईमारत सुरक्षेची व प्रवेश नियंत्रणाची अनेक कामे(कार्ये) स्वतःकडे घेत आहेत. 

अनेक वेगवेगळे विक्रेते अभ्यागत व्यवस्थापन सॉफ्टवेर व प्रणाल्या विकत आहेत.
संकलीत केली जाणारी माहिती:

पद्धत आणि उपलब्ध पर्याय
संकलीत केली जाणारी माहिती
साधने
संगणकीय अतिथी व्यवस्थापन प्रणाली