13 - ويجب أن يفي إعداد وثائق البيان النهائي بشروط المادة 76 والمرفق الثاني من الاتفاقية (وبالنسبة لبعض الدول، المرفق الثاني من الوثيقة الختامية) والمبادئ التوجيهية العلمية والتقنية للجنة. وينبغي أن يراعي التدريب ذلك، وأن يستهدف أيضا تمكين مسؤولي الدولة من إعداد أغلب الوثائق بأنفسهم. وقد يؤدي إعداد التقارير إلى تكبد تكاليف يمكن تغطيتها بأموال من الصندوق (مثل البرمجيات والمعدات، والمساعدة التقنية وما إلى ذلك).
13. Les documents du dossier définitif devront répondre aux exigences de l'article 76 et de l'annexe II à la Convention (et pour quelques États de l'annexe II à l'Acte final) ainsi que des directives scientifiques et techniques de la Commission. La formation dispensée devrait tenir compte de cette nécessité et mettre le personnel de l'État côtier à même de préparer lui-même la plupart de ces documents. L'établissement du dossier peut entraîner des dépenses susceptibles d'être financées par le Fonds (par exemple, matériel informatique, logiciels et assistance technique).